依職務分工的 AI 助理
不是一個什麼都回答的聊天視窗，而是一組各有分工的 AI 成員。每個助理只做自己職務範圍內的事。
業務助理
- 整理客戶詢價
- 草擬報價單
- 提醒追蹤與應收帳款
採購助理
- 庫存不足提醒
- 比較歷史價格與交期
- 建議供應商
客服助理
- 客訴信分類
- 帶出過去的處理經驗
- 草擬回覆
會計助理
- 供應商發票辨識
- 產生待審的供應商帳單
- 逾期帳款提醒
製造業情境還有維修助理、品質助理，請看製造業解決方案。
權限分三級，你決定放手到哪一步
可以用自動駕駛分級來想：先有輔助提醒，再到半自動，最後才在限定範圍內自動駕駛。
提醒
AI 只發現、只提醒，所有動作由人做。也包含固定規則的流程自動化。
- 庫存低於安全存量，通知採購
- 應收帳款逾期，提醒業務追款
- 每週一寄出營運摘要
像自動駕駛的「輔助提醒」：車道偏移會叫你，方向盤還在你手上。
草擬，等人確認
AI 讀文件、查資料，產生草稿或單據，按下確認才生效。
- 客戶 PDF 或 Email 訂單，產生銷售單草稿
- 供應商發票辨識後，產生待審的供應商帳單
- 客訴信分類後，草擬回覆
像「半自動」：車會幫你跟車、維持車道，但你得一直看著。
授權代辦
給 AI 一個目標，它在授權範圍內自己規劃多個步驟並完成，直接在 ERP 模組建立單據、更新紀錄。涉及金額、庫存、對外寄送的步驟，一定先給人確認。
- 客戶詢價：查庫存、歷史報價與特殊要求，在 ERP 模組建立報價單
- 採購比價：查歷史價格與交期，建議供應商並建立詢價單
- 客訴處理：追批號與檢驗紀錄，整理回覆
像「限定範圍內的自動駕駛」：只在你劃好的路段裡開，出了範圍就交還給你。
L3 授權代辦會實際寫入 ERP 模組，但只在你授權的流程與範圍內進行；每一筆寫入都留下紀錄，可以查、可以退回。
等級依每一個流程分別設定
不是整個系統一次全開。同一家公司裡，可以這樣設定：
| 流程 | 等級 | 人在哪一步確認 |
|---|---|---|
| 庫存低於安全存量 | L1 提醒 | 採購收到通知後，自己決定要不要下單 |
| 客戶 Email 訂單轉銷售單 | L2 草擬 | 業務核對草稿，按下確認才建立 |
| 客戶詢價到報價 | L3 代辦 | 報價單寄出前，業務確認價格與交期 |
| 付款、退款 | L1 提醒 | 涉及金額，一律由人處理 |
表格為設定方式的示意，實際等級由你們依流程決定。
一封詢價信，AI 助理會這樣做
這是 L3 授權代辦的例子。AI 助理同時查 ERP 模組和知識庫，草擬報價單；業務確認後才寄出，最後把結果寫回。示範資料為虛構
- 讀寫知識庫
- 讀 ERP 模組
- AI 助理執行的動作
- 人工確認點
- 01
客戶來信
禾豐商行：「保溫杯 TB-500 要 300 個，下個月 15 號前交貨，麻煩報價。」
- 02
ERP 模組查庫存、歷史報價、交期
- 可用庫存 220 個，在途採購 200 個，預計 11/3 到貨
- 過去三次報價的單價與成交紀錄
- 03
知識庫查這位客戶的特殊要求與過去客訴
- 報價運費要分開列；出貨用素面紙箱
- 今年有一次密封圈漏水客訴，已附安裝說明處理
- 04
AI 助理草擬報價單，附上依據
單價、運費分列、交期依在途採購推算；每一項都標出根據哪張單據、哪一筆知識。
- 05
業務確認
涉及金額與對外寄送，一定由人確認。業務可以修改價格或交期，再按下確認。
- 06
AI 助理寄出報價、建立銷售機會
以業務的名義寄出，在 ERP 模組建立銷售機會，並設定三天後提醒追蹤。
- 07
知識庫客戶回覆寫回
客戶的回覆與議價結果寫回這位客戶的知識。下次再報價，AI 助理會知道得更多。
示範資料為虛構。最後一步把結果寫回，知識會越用越多。
四個保障
放手給 AI 之前，要先知道它不會做什麼。
人工確認點
涉及金額、庫存、對外寄送的步驟，一定先給人確認。
權限沿用 ERP
AI 只能做這個員工本來就有權限做的事。
每一步可追溯
誰觸發、AI 查了什麼、做了什麼，全部留紀錄，可以退回。
答案附來源
判斷依據可以點回原始文件或單據。
部署可以選雲端、地端或混合。資料放在哪裡、權限怎麼設，請看資料安全。
看 AI 助理怎麼決定要查哪裡
完整互動示範：輸入一個問題，看 AI 助理判斷該查 ERP、文件、知識圖譜還是圖表，最後整合成附出處的答案。示範公司為虛構的電子零組件廠，部分情境屬製造業。