先講你遇到的問題，再看要用哪些產品
產品服務是依產品分：知識庫、ERP 模組、AI 助理各能做什麼。解決方案是依你遇到的問題分：老闆和主管不一定知道要買什麼，但很清楚哪裡卡住。下面六個方案，都是中小企業天天會碰到的事，每一個都寫了實際的問法、AI 助理怎麼回答，以及第一步從哪裡開始。
你們賣什麼？三個產品各能做什麼？
我遇到這個問題，該怎麼辦？
「老陳下個月退休，客戶的眉角只有他知道」
跑了二十年業務的資深員工，腦中記著每一家客戶的習慣。這些事從來沒寫下來，因為以前不需要。
真實痛點- 哪家客戶要先打電話再寄報價、哪家發票要分開開，只有他知道
- 交接只有幾次口頭說明，接手的人記不完，也不知道該問什麼
- 等到出錯才發現：「這個以前都是老陳在處理」
訪談和 Email 整理成知識庫；之後業務開報價前，AI 助理會先把這位客戶的注意事項帶出來。
趁他還在，安排幾次經驗訪談，一次聊一類客戶。AI 先從他過去的 Email 和報價整理出人、事、物之間的關聯，訪談時他只要確認和補充，不用從頭寫文件。
根據陳志明的交接訪談和過去的往來紀錄，這家客戶有三件事要注意：
- 報價前先打電話給採購王經理確認數量，他們不喜歡直接收到報價單。[1]
- 發票要依兩個分公司分開開立，統編不同。[2]
- 去年曾因外箱標籤格式不符被退貨一次，出貨前要照他們的標籤格式貼。[3]
- [1]經驗訪談・陳志明・2026-09-12
- [2]客戶主檔・宏昇貿易・開票備註
- [3]客訴紀錄 CS-2025-0417
「上次那份合約放在哪？三個人找了一個下午」
合約、報價單、規格書、會議紀錄都在，只是不知道在哪裡、哪一份才是對的。
真實痛點- 檔案散在共用資料夾、個人電腦、Email 附件和 LINE 群組
- 同一份文件有好幾個版本，不確定哪份才是最新
- 只有經手的人知道放哪，他一請假就卡住
文件匯入知識庫後，用平常說話的方式就問得到，每個答案都附原始文件；合約快到期時，AI 助理提醒負責的人。
先挑一個部門最常翻的資料夾，例如合約或報價，匯入知識庫。誰能看哪些文件依權限設定，原本看不到的人，問 AI 也一樣看不到。
這份合約 2026-12-31 到期。第 8 條規定，任一方不續約須在到期前 60 天書面通知，也就是 2026-11-01 前要回覆。[1]
另外，去年談續約時，對方業務在 Email 提過今年倉租可能調整，建議談之前先確認。[2]
- [1]倉儲合約_禾風物流_2025版.pdf・第 8 條
- [2]Email・2025-11-20・續約討論
「新人來三個月了，還是每件事都要問人」
新人不是不認真，是答案散在 SOP、舊紀錄和資深同事的腦中，找不到就只能問。
真實痛點- SOP 很久沒更新，有些做法根本沒寫下來
- 資深同事一天被打斷好幾次，自己的工作做不完
- 新人不好意思一直問，自己猜，結果出錯
AI 助理同時查 SOP、過去的處理紀錄和這張訂單，回答新人，並草擬好回覆，新人確認後才寄出。
請資深同事列出新人最常問的問題，先把答案和出處建進知識庫。之後新人先問 AI 助理，答不出來的再問人，問完順手補進知識庫，下一位新人就問得到。
依客服 SOP，請這樣處理：[1]
- 請客戶拍外盒和商品的照片。
- 在訂單上登記破損，收到照片後 3 個工作天內回覆。
- 商品本身有損壞才開退換貨單；只有外盒破損，提供補寄外盒。
這張訂單 SO-2026-0815 是禾風物流配送[2]，上次同樣情況是請物流理賠。[3]
- [1]SOP 客服-03・破損處理 v2.1
- [2]銷售 Core・訂單 SO-2026-0815
- [3]客服紀錄 CS-2026-0318
「會計月底都在打傳票、對帳，根本沒空看報表」
很多工作不難，只是重複：把 Email 裡的內容抄進系統、一張一張輸入發票、記得哪筆款項該追了。
真實痛點- 客戶用 Email、PDF 下單，業務要一筆一筆抄進系統
- 供應商發票逐張輸入，月底一定加班
- 哪筆應收帳款逾期了，全靠會計自己記
依職務分工的 AI 助理，權限等級依每一個流程分別設定。熟悉之後，個別流程可以打開 L3 授權代辦，但涉及金額、庫存、對外寄送的步驟，一定先給人確認。
列出每週最花時間的幾件重複工作，挑一個流程，從 L1 提醒或 L2 草擬開始。跑順了再加下一個流程，不用一次全開。
-
收到東利商行 Email 附的 PDF 訂單，已產生銷售單草稿。數量和上次報價不同（500 → 600 組），已標出來。
- 依據Email・2026-10-20 09:12・訂單.pdf ／ 報價單 QT-2026-0233
等業務確認 -
辨識 12 張供應商發票，產生待審的供應商帳單；其中 1 張金額和採購單不符，另外列出。
- 依據發票影像 ／ 採購 Core・採購單 PO-2026-0361
-
3 筆應收帳款逾期超過 30 天，已通知負責業務追款。
- 依據財務 Core・應收帳款帳齡表・2026-10-20
「庫存、訂單、報價各一個 Excel，數字永遠對不起來」
Excel 很好用，直到檔案變多、經手的人變多。ERP 模組讓你從最痛的一兩個部門開始，不必一次導入整套。
真實痛點- 同一筆訂單要在好幾個檔案各打一次
- 檔案傳來傳去，不知道哪個版本對、誰改過
- 老闆想看這個月的數字，要等人花半天整理
每個模組都是一個 Core，需要哪個就開哪個，資料自動互通，單據輸入一次各部門都看得到。
從最痛的一兩個模組開始，例如訂單和庫存，把現有的 Excel 匯入。之後要加知識庫或 AI 助理，不用重來。
本月未出貨的訂單有 3 筆：[1]
- SO-2026-0902・東利商行・A-017 × 200：已備齊，預計 10/24 出貨
- SO-2026-0911・宏昇貿易・B-203 × 500：缺 120 組，採購單預計 10/28 到貨[2]
- SO-2026-0915・青田行・C-110 × 80：已備齊，等客戶指定出貨日
宏昇貿易那筆，交期可能要延後，建議先讓業務通知客戶。
- [1]銷售 Core・未出貨訂單・2026-10-20
- [2]庫存 Core・B-203 可用量 ／ 採購 Core・PO-2026-0377
「ERP 用了十幾年，不可能換，但我也想用 AI」
不用換掉現在的系統。既有的 ERP 以外接 Core 接進來，第一階段只讀不寫，讓知識庫和 AI 助理用得到你的營運資料。
真實痛點- 資料都在 ERP 裡，但只有會操作的人查得到
- 客戶的特殊要求、處理經驗不在 ERP 裡，在人身上
- 換系統風險太大，大家也不想重學一套
以單號、料號為索引，讓 AI 助理查得到既有 ERP 的資料。AI 助理只能做這位員工本來就有權限做的事。
先確認你們現在用的系統和可以讀取的資料，挑一兩種單據（例如報價、訂單）唯讀接入。第一版支援 Excel／CSV 匯入，以及透過 API 唯讀接入既有系統（例如鼎新、正航、MES）；實際能接到哪些資料，依對方系統開放的介面，在盤點時評估。
上次是 2026-06 的報價單 QT-2026-0188，500 組、單價 NT$ 42。[1]
這位客戶要求外箱加印料號條碼[2]；今年 3 月曾反映交期延誤[3]，這次報價建議交期多抓幾天。
- [1]既有 ERP（外接 Core・唯讀）・報價單 QT-2026-0188
- [2]知識庫・客戶 東利商行・出貨要求
- [3]客訴紀錄 CS-2026-0302
依產業
上面六個情境每個產業都會遇到。有些產業另有自己的語言和資料，我們會為它寫一頁。