資料留在你掌控的地方，AI 每一步都看得到
中小企業導入 AI，最常被問的不是功能，而是「我們的資料會不會外流」。這一頁把 flow-ai 怎麼處理資料、AI 助理能做到哪一步、出了問題怎麼查，一次講清楚。
四個保障
不管部署在哪裡、AI 助理開到哪一級，這四件事都不變。
人工確認點
涉及金額、庫存、對外寄送的步驟，一定先給人確認。
AI 可以草擬、可以準備好，但按下確認的是人。確認點在設定流程時就排進去，不能被 AI 略過。
例如：AI 助理草擬的報價單，業務看過、按下確認才會寄給客戶。
權限沿用 ERP
AI 只能做這個員工本來就有權限做的事。
不另外開一套權限。員工在 ERP 裡看不到、不能改的，替他工作的 AI 助理也一樣看不到、不能改。
例如：業務的 AI 助理查不到薪資資料，因為業務本人也查不到。
每一步可追溯
誰觸發、AI 查了什麼、做了什麼，全部留紀錄，可以退回。
紀錄跟著單據走。主管可以回頭看某一張單據是怎麼來的，發現不對就退回。
例如：一張採購建議是 AI 依哪幾筆歷史價格算出來的，點開就看得到。
答案附來源
判斷依據可以點回原始文件或單據。
AI 的回答不是「AI 認為」，而是「這個建議來自哪幾份文件、哪幾張單據」。看得到來源，才判斷得了對不對。
例如：「這位客戶要求出貨單另附檢驗報告」，下面附著當初那封客戶來信。（示範情境）
AI 助理的權限三級
像汽車的自動駕駛分級：從輔助提醒、半自動，到在限定範圍內自動駕駛。等級依每一個流程分別設定，不是整個系統一次全開，也隨時可以調回去。
提醒
像輔助提醒：車道偏移會叫，方向盤還是你握。
AI 只發現、只提醒，所有動作由人做。也包含固定規則的流程自動化。
- 庫存低於安全存量，通知採購
- 應收帳款逾期，提醒業務追款
- 每週一寄出營運摘要給主管
草擬，等人確認
像半自動：車幫你準備好，你點頭才動。
AI 讀文件、查資料，產生草稿或單據，按下確認才生效。
- 客戶 PDF 或 Email 訂單，產生銷售單草稿
- 供應商發票辨識後，產生待審的供應商帳單
- 客訴信分類後，草擬回覆
授權代辦
像限定範圍內的自動駕駛：只在你畫好的路段上開。
給 AI 一個目標，它在授權範圍內自己規劃多個步驟並完成。涉及金額、庫存、對外寄送的步驟，一樣先給人確認。
- 客戶詢價：查庫存、歷史報價與特殊要求，草擬報價單
- 採購比價：查歷史價格與交期，建議供應商
- 客訴處理：追出貨批號與過去紀錄，整理回覆
同一家公司，不同流程開不同等級
示範資料為虛構。
| 流程 | 負責的 AI 助理 | 等級 | 確認人 |
|---|---|---|---|
| 庫存低於安全存量時通知 | 採購助理 | L1 | 不需要（只通知） |
| 應收帳款逾期提醒 | 財務助理 | L1 | 不需要（只提醒） |
| Email 訂單轉銷售單草稿 | 業務助理 | L2 | 業務 |
| 供應商發票轉待審帳單 | 財務助理 | L2 | 會計 |
| 客戶詢價到草擬報價 | 業務助理 | L3 | 業務（寄出前） |
資料位置與部署
三種部署方式，四個保障都一樣適用。選哪一種，盤點時依你們的資料性質和 IT 資源一起決定。
雲端 Cloud
部署在 Google Cloud，由 flow-ai 管理，不用自己顧主機，開始得最快。
可以選擇台灣（彰化）機房，資料放在台灣。
地端 On-premises
放在你們公司自己的主機或機房，資料不離開公司。
主機規格依範圍評估。
混合 Hybrid
敏感資料留在公司內，其他放雲端。哪些留、哪些放，一起決定。
適合一部分資料必須留在公司內的情況。
已經有 ERP？第一階段只讀不寫
鼎新、正航等既有系統，以外接 Core 接進來，不用換掉。第一階段只讀取資料、不寫回你們的系統，以單號、料號為索引，讓知識庫和 AI 助理用得到營運資料。
- 原本的系統照常使用，帳務和單據還是在原系統
- 只開唯讀帳號或匯出檔，讀哪些欄位事先列清楚
- AI 助理產生的草稿留在 flow-ai，由人決定要不要到原系統輸入
第一版支援 Excel／CSV 匯入，以及透過 API 唯讀接入既有系統（例如鼎新、正航、MES）；能接到哪些資料，盤點時依對方系統開放的介面評估。
AI 每一步都留紀錄
下面是一筆客戶詢價的紀錄示意：誰觸發、AI 查了什麼、在哪裡停下來等人確認、最後做了什麼。每一列都可以點回來源，也可以退回。
| 時間 | 誰 | 動作 | 內容與依據 |
|---|---|---|---|
| 10-14 09:12:03 | 客戶來信 | 觸發 | 客戶 C-0231 詢價：商品 A-017，500 組，下個月交貨 |
| 10-14 09:12:05 | 業務助理 | 查詢 | ERP 庫存：A-017 現有 320 組，在途 300 組 [來源：庫存模組] |
| 10-14 09:12:06 | 業務助理 | 查詢 | 歷史報價：這位客戶近一年 3 筆 [來源：SO-DEMO-0187、0233、0369] |
| 10-14 09:12:07 | 業務助理 | 查詢 | 知識庫：客戶特殊要求 2 筆、過去客訴 1 筆 [來源：客戶主檔、Email 2025-06-03] |
| 10-14 09:12:10 | 業務助理 | 草擬 | 報價單草稿，附 6 筆依據 |
| 10-14 09:12:10 | 系統 | 等人確認 | 涉及金額與對外寄送，指派業務 陳○○ 確認 |
| 10-14 09:31:44 | 業務 陳○○ | 確認 | 修改交期為分兩批出貨後確認 |
| 10-14 09:31:45 | 業務助理 | 寄出 | 報價單寄給客戶聯絡人 |
| 10-14 09:31:46 | 業務助理 | 寫回 | 建立銷售機會；設定 10-17 提醒追蹤；這次的交期調整寫回客戶知識 |
資料安全常見問題
AI 答錯了怎麼辦？
每個答案都附來源，可以點回原始文件或單據檢查。涉及金額、庫存、對外寄送的步驟一定先給人確認，錯的草稿不會直接生效；發現錯誤可以退回，修正後的內容會寫回知識庫。
員工離職了，他的 AI 助理權限會怎樣？
權限沿用 ERP。這位員工的帳號停用，以他的身分執行的 AI 助理也一起失去權限。他留下的經驗則留在知識庫裡。
某個流程開到 L2 之後覺得不放心，可以調回去嗎？
可以。等級依每一個流程分別設定，可以調降，也可以暫停。
我們的資料會被拿去訓練 AI 模型嗎？
不會。我們使用 Anthropic Claude、Google Gemini 等商用 AI 模型，選用的是不以客戶資料訓練模型的企業方案。你們的文件、單據和問答紀錄，只用來服務你們自己的公司。
個人資料怎麼處理？
依台灣《個人資料保護法》處理，只在提供服務需要的範圍內蒐集與利用。官網的個資蒐集方式請看隱私權政策；導入專案裡的客戶資料，另外在合約中約定處理方式。